Google Ads voor evenementenbureausVolgeboekt voordat het seizoen begint

Twintig tot veertig euro per dag als basis, ongeveer 600 tot 1.200 euro per maand, met ruimte om in de aanvraagperiode te verdubbelen. Voor eindejaarsfeesten ligt die periode tussen augustus en november, voor uitjes tussen februari en mei. Daarbuiten kun je terugschakelen. Wat je in de aanvraagmaanden laat lopen, haal je later in het jaar niet meer in, want de datum is dan vergeven.

Vanaf eind augustus, met het zwaartepunt in september en oktober. Een bedrijf dat in december met tweehonderd man op stap gaat, legt de locatie drie tot vier maanden vooruit vast, want anders is die vrijdagavond bezet. Start je pas in november, dan spreek je de bedrijven die laat zijn en meestal een kleiner budget hebben. In december zelf loont vooral de vraag naar borrels op korte termijn.

Vraag in het formulier meteen naar de datum, het aantal gasten en het budget per persoon, en noem een ondergrens op je pagina, bijvoorbeeld vanaf vijftig gasten. Een borrel voor twintig man kost evenveel voorbereiding als een congres voor tweehonderd. Geef aanvragen boven je ondergrens een hogere conversiewaarde mee, dan stuurt de campagne vanzelf naar de groepen waar je marge op maakt.

Op de brede termen bieden die platforms stevig mee, want zij verkopen dezelfde aanvraag aan meerdere bureaus tegelijk. Je wint op het specifieke: het eventtype, je regio en je eigen naam. Een aanvraag via je eigen advertentie is exclusief van jou en je spreekt de opdrachtgever als eerste. Zet daarnaast cases met foto's en gastaantallen op je site, dat weegt zwaarder dan een vermelding in een lijst.

Zakelijk, en vooral in de herhaling. Een bedrijf dat tevreden is over het personeelsfeest belt het jaar daarop terug en vraagt de kick-off en het jubileum erbij. Eén gewonnen opdrachtgever is zo vaak drie of vier events waard over een paar jaar. Particuliere feesten en bruiloften leveren volume op, maar zijn eenmalig en prijsgevoeliger. Houd beide in aparte campagnes zodat je ze los kunt beoordelen.

Bij een klikprijs rond 2,90 euro en vijf procent conversie kost een aanvraag ongeveer 58 euro. Win je een op de vijf pitches, dan kost een opdracht ongeveer 290 euro. Bij een middelgroot zakelijk event waarop je een paar duizend euro marge maakt, is dat een gezonde verhouding. Komt die opdrachtgever volgend jaar terug, dan betaal je die 290 euro maar één keer.

Doorslaggevend. De opdrachtgever zet dezelfde aanvraag meestal bij drie of vier bureaus uit en vormt zijn beeld bij het eerste concrete voorstel dat binnenkomt. Reageer binnen een werkdag met een datumbevestiging, een richtprijs per persoon en twee locatiesuggesties. Zet die belofte ook in je advertentietekst, bijvoorbeeld voorstel binnen 48 uur. Daarmee trek je precies de aanvrager die haast heeft.

Aanvragen komen vaak binnen twee weken binnen, maar de handtekening valt later. Tussen aanvraag en opdracht zitten bij zakelijke events gemakkelijk vier tot acht weken, met meerdere beslissers en een directie die er nog naar kijkt. Reken op twee tot drie maanden voor een betrouwbaar beeld van je kosten per opdracht, en beoordeel de eindejaarscampagne na afloop van het najaar in plaats van halverwege september.